Veel ondernemers zijn nog steeds huiverig om een incassotraject op te starten, om zodoende onbetaalde facturen te incasseren. In mijn opinie is dit echter absoluut niet noodzakelijk. Het is niet zo dat jij erop zit te wachten om een incasso op te starten. Het is de klant die niet aan zijn verplichtingen voldoet.

Herinneren en aanmanen van debiteuren

Ik stond persoonlijk wel even te kijken van de cijfers betreffende ondernemers die niet direct een herinnering of aanmaning versturen. Op het moment dat een factuur niet op tijd betaald wordt, zou je dit gewoon binnen een paar werkdagen dienen te doen. 

Er zijn in de praktijk zelfs ondernemers die bijna 2 maanden wachten, alvorens een herinnering of aanmaning uit te sturen. 

In dat geval ben je eigenlijk zelf medeschuldig dat de facturen niet op tijd worden betaald. En daarmee beïnvloedt je ook direct de liquiditeitspositie van jouw onderneming negatief. 

Een goed debiteurenbeheer kan voorkomen dat je geld dient te lenen als ondernemer zijnde.

Het starten van een incassotraject

Zelfs ondernemers die wel regelmatig en snel herinneringen en aanmaningen versturen, zijn huiverig om de stap te zetten om een incassotraject op te starten. 

Persoonlijk vraag ik me af waarom dit zo is. Als je een klant al een aantal keer hebt gemaand om een factuur te betalen en dat gebeurd niet? Dan sta je toch volledig in je recht om een factuur uit handen te geven? Incassobureau Rotterdam is bijvoorbeeld een partner die je hierbij kan ondersteunen als ondernemer zijnde.

Elke ondernemer zou een incassopartner dienen te hebben

Vroeger of later krijgt elke ondernemer wel te maken met klanten die niet, of veel te laat betalen. Vanuit dat oogpunt vind ik het verstandig om gewoon eens wat tijd uit te trekken om op zoek te gaan naar een partner, waarmee je wilt samenwerken om indien nodig een incassotraject te starten.

Er zijn meer dan voldoende incassobureaus, waarmee je kunt samenwerken. Zo kan je gebruik maken van incassobureau Rotterdam. Aangezien het incassotraject online plaatsvindt, maakt het verder niet waar je gevestigd bent om van deze dienst gebruik te maken. 

Een incassopartner als onderdeel van het debiteurenbeheer

Daarnaast kan ik uit ervaring vertellen dat je sneller gebruik zult maken van een incassotraject, indien je hiervoor een vast partner hebt uitgekozen. 

Het wordt op die manier namelijk een integraal onderdeel van het debiteurenbeheer. 

Daarnaast hoef je niet op zoek te gaan naar een bedrijf wat voor jou de incasso kan uitvoeren op het moment dat je deze nodig hebt. Op dat moment komt dit altijd ongelegen.

Hoe selecteer je een incassobedrijf?

Er is best wel veel aanbod op het gebied van incassobedrijven. Ik zou echter niet direct voor het eerste de beste incassobedrijf kiezen wat je vindt via Google. 

Persoonlijk ben ik van mening dat er een aantal criteria zijn, waaraan een incassobedrijf dient te voldoen:

1. Werken op basis van no-cure-no-pay. Je wilt tenslotte niet dat indien een factuur niet kan worden geïncasseerd, dat er daarnaast ook nog eens extra kosten in rekening worden gebracht.
2. Het aanwezig zijn van een rapportage tool, waar jezelf de voortgang van een incasso kan inzien. Op die manier blijf je eenvoudig op de hoogte van de stand van zaken.
3. Het incassobedrijf dient ook de mogelijkheid te bieden tot het inzetten van een deurwaarder en het opstarten van een gerechtelijk incassotraject. Indien het zover komt, wil je niet nog een andere partij inschakelen om een factuur te incasseren.
4. Indien je ook klanten in het buitenland hebt, dan is het verstandig om samen te werken met een partner die ook in het buitenland een incassotraject kan opstarten. Dit door buitenlandse vestigingen, of door het samenwerken met buitenlandse partners.

Daarnaast is het ook verstandig om enig onderzoek te doen naar de behaalde resultaten van het incassobedrijf, alvorens een definitieve keuze te maken. 

Wat is bijvoorbeeld het slagingspercentage van de trajecten die zijn opgestart en wat is het bedrag aan onbetaalde facturen dat zij hebben geïncasseerd.

Ook de manier van werken is belangrijk. Veel onbetaalde facturen worden namelijk betaald via een minnelijk incassotraject.

Hoe snel worden jouw facturen betaald?

Uit een onderzoek van MKB servicedesk blijkt dat bedrijven gemiddeld 41,5 dagen dienen te wachten voordat de facturen worden betaald. Dit is in mijn opinie erg lang. 

Bovendien is dit langer dan dat een bedrijf normaal gesproken in hun algemene voorwaarden heeft staan. 

Dit gemiddelde wordt omhoog gebracht door met name grote bedrijven. Deze bedrijven hebben dermate veel macht dat zij min of meer hun eigen voorwaarden kunnen bepalen. Voor met name kleinere ondernemers is het lastig om hier iets tegen te doen. 

Heb jij als ondernemer te maken met grote bedrijven die gewoonweg niet eerder willen betalen, waardoor je in de liquiditeitsproblemen komt? Dan kan een particuliere lening goedkoper uitvallen dan een lening via een bank.  Beter is natuurlijk om het zover niet te laten komen.

Wat kan je doen om facturen sneller betaald te krijgen?

Zoals op meerdere pagina`s op deze website terug te lezen is, hamer ik er altijd op dat de boekhouding volledig en up-to-date dient te zijn. Je zou eigenlijk minimaal iedere week ervoor dienen te zorgen dat je de boekhouding bijgewerkt.

Dit is namelijk ook de basis voor het debiteurenbeheer. Want indien je de betalingen en verkoopfacturen niet regelmatig bijhoudt, is een effectief debiteurenbeheer niet mogelijk. 

In dat geval zullen klanten te laat een herinnering of aanmaning ontvangen. Daarnaast ga je dan ook klanten aanmanen die al betaald hebben. En dat komt ook niet professioneel over.

Zorg voor een standaard procedure, waarin je exact vastlegt wanneer een herinnering wordt verstuurd, een opvolgende aanmaning en op welk moment je de vordering uit handen geeft.

Aarzel niet om een incassotraject op te starten!

Tot slot wil ik nogmaals benadrukken. Jij hebt een dienst of product geleverd, waarvoor de klant niet betaald. Het opstarten van een incassotraject is in dat geval gewoon ervoor zorgen dat je krijgt waar je recht op hebt.